De fleste nyhedsbreve, der skrives og udsendes på email, bliver ikke læst. Lær, hvordan dit nyhedsbrev kommer øverst på listen, og hvordan du skriver gode og letlæste nyhedsbreve.

Afsnit i denne tekst:

• Skriv noget meningsfyldt i Emne:-feltet
• Skriv modtagernes adresser i BCc:-feltet, afsenderen i Reply-To:
• Lav en indholdsfortegnelse i starten af nyhedsbrevet
• Tilpas sproget efter målgruppen
• Lav en fodnote
• Hold annoncer og redaktionel tekst adskilt
• Tilbyd nyhedsbrevet i flere versioner
• Gør det let for folk at tilmelde sig dit nyhedsbrev
• Gør det endnu lettere at afmelde sig
• Lav en udgivelsesplan

Folk har generelt ikke meget tid til at læse nyhedsbreve. På en almindelig dag kan mange nemt nå at modtage 60-70 emails, som alle råber på opmærksomhed. Eftersom ingen har uendelige mængder tid til rådighed, er det vigtigt at gøre dit nyhedsbrev overskueligt, og hjælpe dine læsere bedst muligt til at prioritere, hvad som er vigtigt for dem.

Hvis nu vi ser bort fra, at det du skriver i nyhedsbrevet naturligvis skal være velskrevet og have værdi for læseren, så er der nogle simple retningslinjer, du kan følge for at gøre oplevelsen optimal for dine læsere:

1.  Skriv noget meningsfyldt i Emne:-feltet
   

   Emnefeltet bør opfylde to formål: Genkendelighed og aktualitet. Det vil sige, at det er en god ide at have et fast nøgleord, for eksempel navnet på nyhedsbrevet eller websitet, og en kort tekst om indholdet.
   
   Nøgleordet kan modtageren bruge til at filtrere sin post med, så det ryger over i den rigtige indbakke. Samtidig kan han hurtigt se på resten af teksten, om det er noget der skal læses nu, eller kan vente. Begræns den samlede tekst i emnet til højst 60 anslag.

2.  Skriv modtagernes adresser i BCc:-feltet, afsenderen i Reply-To:
   

   "BCc" står for Blind Carbon Copy. Det ligner "Cc:"-feltet bortset fra, at man ikke kan se, hvem som ellers har modtaget brevet.

   På den måde kan man beskytte sine abonnenter mod konkurrenter og spammere. Det er især vigtigt at være opmærksom på, hvis man sender sit nyhedsbrev ud "i hånden" og ikke ved hjælp af dertil indrettet software.

   Endelig bør du også skrive kontaktadressen i fodnoten sammen med abonnementsoplysningerne. Så er du sikker på den er intakt, hvis nogen forwarder nyhedsbrevet til kolleger, venner eller familie.

3.  Lav en indholdsfortegnelse i starten af nyhedsbrevet
   

   Hvis det er et langt nyhedsbrev med mange forskellige emner vil en indholdsfortegnelse være en god hjælp for læseren til hurtigt at vurdere, hvad der har interesse. Brug de samme overskrifter i indholdsfortegnelsen, som i selve indholdet.
   
   Du kan eventuelt nummerere overskrifterne, så er det hurtigt at finde den rigtige artikel, selv om man skal bladre langt.

4.  Tilpas sproget efter målgruppen
   

   Hold sproget i den tone og stil, som jeres målgruppe bruger og forventer. Det er okay at bruge fagudtryk i det omfang, det er relevant, men tænk også på, at den generelle omgangsform på nettet er ret uformel.

5.  Lav en fodnote
   

   Fodnoten er en vigtig del af nyhedsbrevet og må ikke udelades. Den skal indeholde følgende, eller linke til en side med følgende oplysninger:

   • kontaktadresse
   • oplysninger om tilmelding og afmelding fra nyhedsbrevet
   • oplysninger om ophavsret
   • Oplysninger om, hvordan I behandler de oplysninger I indsamler om folk (privatlivserklæring)

   Der ud over kan den indeholde andre informationer, for eksempel en kort beskrivelse af nyhedsbrevet, og hvor ofte det udkommer.

6.  Hold annoncer og redaktionel tekst adskilt
   

   Det er vigtigt, at læserne kan se, hvor din tekst slutter, og en annonce begynder. Der er også visse juridiske forhold, som gør, at du kan komme galt afsted, hvis du blander tingene sammen. Så for din egen troværdighed, adskil dem fra resten af indholdet med en stiplet linje og ordet: "Annonce".

7.  Tilbyd nyhedsbrevet i flere versioner
   

   Tænk over, om målgruppen har faste internetforbindelser. Hvis ikke, kan det være en god ide at tilbyde en version, hvor artiklerne er skrevet ud i fuld længde, så folk slipper for at skulle koble sig op for at læse artiklen. Ellers vil det som regel være rigeligt med en opsummering og et link.
   
   Mange er begyndt at sende HTML-formaterede emails ud. Det er også fint, hvis modtageren kan læse dem. Men det er der ingen garanti for, at han kan eller vil. Derfor er det vigtigt at tilbyde en tekstversion uden grafik og farver.
   
   Lyder det gammeldags? Hm, jamen så send lige en venlig tanke til alle de, der læser post på mobiltelefoner, mens de pendler i toget eller sidder på vaskeriet. I langt de fleste tilfælde får de ikke glæde af alle dine pæne bannere og baggrunde. Flere ældre mobiltelefoner vil slet ikke vise noget, hvis de støder på indhold, de ikke kan håndtere.
   
   Overvej også, om man skal kunne nøjes med at abonnere på dele af de informationer, I udsender, sådan at hvis man ikke interesserer sig for aktiekurser, men gerne vil have pressemeddelelser, så får man kun det.

8.  Gør det let for folk at tilmelde sig dit nyhedsbrev
   

   Der er næsten ikke noget mere dræbende, end at skulle afgive alt fra skonummer til årsindkomst, bare fordi man vil abonnere på et nyhedsbrev.
   
   Demografiske oplysninger om, hvem som bruger ens tjenester er værdifuld information for enhver virksomhed, men det skal ikke være nogen hindring for, om man kan få jeres nyhedsbrev.

9.  Gør det endnu lettere at afmelde sig
   

   Når folk har besluttet sig for, at de ikke længere har brug for dine ydelser, så skal de også have lov at komme af listen hurtigst muligt. Folk er meget følsomme med den slags, og det kunne falde direkte tilbage på virksomhedens troværdighed, hvis afmeldingsproceduren er for omstændelig, eller slet ikke virker.
   
   Ideelt set skal afmeldingen kunne klares ved et enkelt klik på et link, hvorefter man får en kort mail, som bekræfter, at man nu er afmeldt. Herefter ophører jeres forhold til personen. Hvis I kontakter ham senere uden hans tilladelse er det spam.

10.  Lav en udgivelsesplan
    

    Og hold dig til den! Hvis du har lovet, at nyhedsbrevet udkommer hver 14. dag, så skal det også udkomme hver 14. dag, ellers mister du troværdighed og goodwill blandt læserne.
    
    Husk at fortælle i god tid, når I holder sommerferie eller der er andre afbræk i udgivelsesfrekvensen.

Husk også, at I kan følge nok så mange regler, men hvis ikke jeres indhold er godt nok til at tiltrække sig opmærksomheden, så er det spild af tid. Ring og få et godt tilbud i dag.